Er zijn veel vervelende berichten maar die leiden echter ook tot een slimmere manier van werken. Zoals afgelopen mei in het nieuwsbericht over bezuinigingen op de jeugdgezondheidszorg binnen GGD regio Nijmegen. De regio maakt gebruik van de flexibiliteit die de inspectie hanteert op de naleving van het basistakenpakket. Zo worden er nieuwe producten ontwikkeld die geen direct contact met de JGZ-medewerkers vereisen. Bijvoorbeeld een digitaal consult of hulp via instructiefilmpjes op internet.

Dit is een voorbeeld van een veel voorkomende situatie die zeer herkenbaar is. Het goede nieuws is dat de bezuinigingen dus ook kunnen leiden tot slimme kostenbesparende oplossingen.

Grip en inzicht
Een andere situatie is de zoektocht naar grip en inzicht in wat er gebeurt en het kunnen managen van risico’s. Een voorbeeld waar het mis ging is gemeente De Ronde Venen. Twee grote projecten blijken achteraf de gemeente veel geld te kosten. Gevolg; de gemeentesecretaris wordt op non-actief gesteld, het college is verrast en er worden twee interim managers aangesteld om orde op zaken te stellen. Kortom gebrek aan inzicht in de situatie bij de gemeentesecretaris, gebrek aan grip op de zaak door het college en geen zicht op risico’s leidt tot een enorme schadepost in de begroting. En dit in een tijd waar we juist moeten bezuinigen.

Om productiever te kunnen worden zien we in deze tijd veel veranderingen doorgevoerd worden. Binnen de lokale overheid is samenwerking een belangrijke beweging. Een groep gemeenten regelt gezamenlijk de ICT of vormt een inkoopcombinatie. Binnen de politie zien we een beweging naar een nationale politie en binnen de zorg groeien jeugdgezondheidszorg en jeugdzorg naar elkaar toe. Allemaal met als doelstelling om meer kwaliteit te leveren tegen lagere kosten. Schaalvoordeel, samenwerking en coördinatie zijn daarbij de sleutelwoorden.

Focus
Helaas is de focus van de verandering vaak erg praktisch en operationeel gericht. De vorming van klant contact centra (KCC) binnen gemeenten is daar een mooi voorbeeld van. Veel gemeenten hebben in de afgelopen periode een KCC ingevoerd. De nadruk lag daarbij veelal op het organisatorisch voor elkaar krijgen zoals ruimte, mensen, bereikbaarheid en ICT. Veel minder of geen aandacht ging uit naar de besturingsconsequenties. Het gevolg hiervan is dat deze gemeenten na enkele maanden werken via het KCC ontdekken dat er een hele nieuwe dynamiek ontstaan is tussen front office (KCC) en back office (de diensten). De samenwerking tussen beide is vaak verre van optimaal waardoor de vraag rijst hoe deze nieuwe keten eigenlijk aangestuurd moet worden. Het gevolg is dat het nog maar de vraag is of het KCC daadwerkelijk wat oplevert zolang de aansturing van de nieuwe keten niet geregeld is. En dit kan soms nog wel maanden duren.

Kortom: de huidige tijden vragen om verandering, zoeken naar slimmer werken en ondertussen grip houden op die veranderende situatie. Om bovenstaande situaties te voorkomen zou u eigenlijk eerst moeten kijken naar de consequentie voor aansturing en het coördineren van de nieuwe situatie. Als u dat doorziet kunt u starten met de daadwerkelijke verandering.

Bas Volkers

Vragen of opmerkingen? Wij horen ook graag uw mening. Laat een reactie achter op onze website.

Dat kan door in te zien dat snoeien vooraf gaat aan bloeien. Snoeien is mogelijk door objectief vast te stellen hoe de financiële boom die gecreëerd is in de loop van de jaren in elkaar steekt. Het is opvallend dat iedereen op dit moment tegen dit snoeien op ziet. Het lijkt wel alsof we het normaal zijn gaan vinden dat we genoeg geld hebben om alles te doen wat we tot voor kort konden doen. Het jaren-90 en nieuwe Millennium-groeidenken is tot een einde gekomen, maar hoe kunnen we omschakelen? Het antwoord is simpel: weten wat we kosten en wat we opbrengen. Maar, en dat is de uitdaging: hoe krijgen we weer grip en inzicht op onze (intrinsieke) kosten en opbrengsten? Want onze huizen zijn te duur geworden, onze arbeidskosten zijn relatief hoog ten opzichte van andere landen en we zijn gewend geraakt aan onze eigen kosten en opbrengsten. Wat is de toegevoegde waarde van bedrijfsonderdelen die wel geld kosten, maar niet genoeg opbrengen. Hetzelfde geldt voor onszelf en de activiteiten die wij ondernemen.

Veel organisaties in Nederland staan voor ingrijpende besluiten; bezuinigingsrondes die door de rijksoverheid worden geïnitieerd en effecten hebben op, bijvoorbeeld, gemeentelijke besturing en middeleninzet. Dat levert spanning op en krijgen we buikpijn van. Met inzicht in de verbanden tussen middelen, resultaten en effecten verzacht u die buikpijn. Aantonen van toegevoegde waarde op een objectieve manier kan buikpijn zelfs voorkomen.  Het is dan mogelijk om bewust te snoeien en weer te groeien, door een besturingsmodel te hanteren dat inzicht levert in alle verbanden tussen bedrijfsactiviteiten en kosten die daarmee gepaard gaan. Dat model hebben wij toegepast op gemeentelijke begrotingen waarbij duidelijk is gemaakt waar geld (middelen)  effectief is ingezet en waar geld (middelen), noem het, verspild werd. Vervolgens is besturing verbeterd door juiste beslissingen te nemen over middeleninzet.

Bezuinigen is daarmee onderdeel van de bedrijfsvoering geworden, een kernactiviteit, en is daarmee geen resultaat van extern opgelegde bezuinigdoelstellingen. Van buikpijn is dan sowieso geen sprake, omdat we het als hobby gaan beschouwen.

Johan Pastoor

Op dit moment helpen wij drie gemeenten om dit inzicht te verkrijgen, in gezamenlijk overleg waarbij een objectieve werkelijkheid wordt gecreëerd die bezuinigen rechtvaardigt, behapbaar maakt en een uitstekend medicijn is voor buikpijn. Inzicht, zowel specifiek als integraal, zodat verbanden in onderling verband worden beschouwd, leidt daarbij tot onderbouwde keuzes om te bezuinigen. Vragen zoals: Wat is het effect van Activiteit X op Resultaat Y worden beantwoord. Voor alle activiteiten en resultaten die een gemeente ontplooid en verwezenlijkt.

Als duidelijk wordt aangetoond dat kosten van activiteiten niet in balans zijn met de baten van de behaalde resultaten, dan is het de goede tijd om te bezuinigen! Dan wordt bezuinigen, ofwel besparen, onderdeel van de bedrijfsvoering en hoeft het geen resultante te zijn van extern opgelegde bezuinigdoelstellingen. Van buikpijn is dan sowieso geen sprake. Want middelen kunnen dan elders worden ingezet, ofwel: ingezet worden om resultaten te boeken die wel het gewenste effect bereiken.

Wij zorgen samen met u voor inzicht in deze verbanden en helpen u daarmee om uw gemeente te doorgronden middels een besturingsmodel.

Vervolgens gaat u rationeel kiezen wat u wilt doen met uw middelen:
inzetten? Heralloceren? Besparen en bezuinigen? Een must in deze tijd waarin de focus ligt op efficiënte middeleninzet: meer doen met minder middelen!

Johan Pastoor