De economische tegenwind dwingt veel bedrijven ertoe de zeilen van hun organisatie bij te zetten. De belangen zijn meestal groot en de risico’s navenant.
Te weinig grip
Bestuurders komen steeds vaker tot de ontdekking dat zij (te) weinig grip hebben op grootschalige veranderingen, in het bijzonder als het informatietechnologie, cultuurverandering (bijvoorbeeld verbetering klantgerichtheid) of een nieuwe bedrijfsvoering betreft en de markt bovendien drastisch verandert. Probleem is niet zozeer de omvang van de verandering, maar vooral de complexiteit en het feit dat de te realiseren resultaten nog onvoldoende zijn uitgekristalliseerd. Projectmatig werken alleen volstaat dan niet.
Programmamanagement
Programmamanagement is bij uitstek geschikt bij het doorvoeren van veranderingen in complexe situaties met een grote impact op de bestaande organisatie. Het gaat daarbij om trajecten met veel onzekerheden en risico’s waarbij een duidelijke aansluiting moet zijn met de strategie van het bedrijf. De vele lijnactiviteiten en projecten in een organisatie, de onderlinge relaties hiertussen en de afhankelijkheden met de omgeving, maken dat het management van veranderingen een hoop inspanning van de lijnorganisatie en het management vergt. Een programma bereikt de strategische doelen via een aantal activiteiten en projecten die in samenhang bestuurd worden. Programma’s richten zich op het behalen van organisatiedoelen op langere termijn, terwijl projecten zich richten op het opleveren van een concreet resultaat op korte termijn.
- Een succesvolle programma-aanpak bestaat uit de volgende 3 hoofdprocessen:
- Vaststellen van het programma
- Besturen van de programma-uitvoering
- Het autoriseren van (aanpassingen in) het programma
- Besturing vindt plaats aan de hand van de besturingscriteria*:
- Tempo (einddatum, tijdsplanningen, beschikbaarheid capaciteit)
- Haalbaarheid (financieel, draagvlak)
- Efficiency (kosten/baten verhouding)
- Flexibiliteit (mogelijkheid tot bijsturing programmaplan)
- Doelgerichtheid (bijdrage projectresultaten aan de programmadoelen)
* Het is van wezenlijk belang deze criteria zo ‘smart’ mogelijk te krijgen. Ook is het is van groot belang de prioriteit aan te geven tussen deze criteria.
Meer grip
- Sturing op de onderlinge afhankelijkheden tussen de activiteiten en projecten en de focus op het realiseren van de met de verandering beoogde doelstellingen zijn van belang om de volgende voordelen te kunnen realiseren met programmamanagement:
- Integrale aanpak van de verschillende activiteiten en projecten met behulp van een eenduidig strategisch kader
- Programmamanagement voorziet in een onderbouwde prioriteitsvolgorde van de activiteiten en projecten
- Goed risicomanagement doordat de activiteiten en projecten in samenhang worden beoordeeld
- Management van de bedrijfsdoelstellingen (business case); door een binnen het strategisch kader verlangde onderbouwing van per activiteit of project, is een goede kosten/batenafweging mogelijk
- De overgang van de bestaande organisatie naar de nieuwe wijze van werken (‘transitie’) is een apart onderdeel binnen programmamanagement (hiervoor is een verandermanager verantwoordelijk)
Sophiq voor sturing en rapportage
Sophiq is bij uitstek geschikt om te worden ingezet als managementinstrument ten behoeve van het aansturen van programma’s die meerdere projecten omvatten. Door de opzet van Sophiq zijn onderlinge relaties altijd zichtbaar.
- Het vastleggen van alle risisco’s en issues van de projecten in Sophiq heeft het voordeel dat:
- De communicatie door het gebruik van uniforme rapportagestandaarden en bestaande -templates eenduidig en dus helder is
- Er altijd een up-to-date overzicht beschikbaar is
- Het totale risico eenvoudig en in een oogopslag zichtbaar is
- De besturingsgraad, besturingsvermogen en besturingscapaciteit van projecten maximaal is
- De relatie tussen de business case en het project helder is
- De rapportage-rompslomp significant afneemt
- De relaties tussen activiteit en prestatie per onderdeel transparant zijn, waardoor er besluiten over eventuele herallocatie van middelen kunnen worden genomen
Noot: Uiteraard relaliseren wij ons dat er een fundamenteel verschil is tussen het managen van programma’s ten opzichte van projecten. De principes van integrale sturing zijn echter gelijk, vandaar dat er is gekozen om ons te beperken tot de uitwerking van programmamanagement.
Overtuig uzelf!
U wilt het eerst zien voordat u ons gelooft? Dat kan! Vraag een demo aan en overtuig uzelf: Sophiq stelt u echt in staat uw organisatie slagvaardig te besturen en besluiten te nemen op basis van duidelijk en ondubbelzinnig inzicht.
