“Meer doen met minder” is een bekend thema. De voorbeelden uit het nieuws laten zien dat veel overheidsorganisaties het in de toekomst moeten doen met minder middelen. Daarnaast is er een constante zoektocht naar de meest productieve manier van organiseren. Minder middelen voor zwaardere taken, maar wie draagt deze last? In de politiek maakt men zich zorgen dat dit uiteindelijk de burger wordt.

Er zijn veel vervelende berichten maar die leiden echter ook tot een slimmere manier van werken. Zoals afgelopen mei in het nieuwsbericht over bezuinigingen op de jeugdgezondheidszorg binnen GGD regio Nijmegen. De regio maakt gebruik van de flexibiliteit die de inspectie hanteert op de naleving van het basistakenpakket. Zo worden er nieuwe producten ontwikkeld die geen direct contact met de JGZ-medewerkers vereisen. Bijvoorbeeld een digitaal consult of hulp via instructiefilmpjes op internet.

Dit is een voorbeeld van een veel voorkomende situatie die zeer herkenbaar is. Het goede nieuws is dat de bezuinigingen dus ook kunnen leiden tot slimme kostenbesparende oplossingen.

Grip en inzicht
Een andere situatie is de zoektocht naar grip en inzicht in wat er gebeurt en het kunnen managen van risico’s. Een voorbeeld waar het mis ging is gemeente De Ronde Venen. Twee grote projecten blijken achteraf de gemeente veel geld te kosten. Gevolg; de gemeentesecretaris wordt op non-actief gesteld, het college is verrast en er worden twee interim managers aangesteld om orde op zaken te stellen. Kortom gebrek aan inzicht in de situatie bij de gemeentesecretaris, gebrek aan grip op de zaak door het college en geen zicht op risico’s leidt tot een enorme schadepost in de begroting. En dit in een tijd waar we juist moeten bezuinigen.

Om productiever te kunnen worden zien we in deze tijd veel veranderingen doorgevoerd worden. Binnen de lokale overheid is samenwerking een belangrijke beweging. Een groep gemeenten regelt gezamenlijk de ICT of vormt een inkoopcombinatie. Binnen de politie zien we een beweging naar een nationale politie en binnen de zorg groeien jeugdgezondheidszorg en jeugdzorg naar elkaar toe. Allemaal met als doelstelling om meer kwaliteit te leveren tegen lagere kosten. Schaalvoordeel, samenwerking en coördinatie zijn daarbij de sleutelwoorden.

Focus
Helaas is de focus van de verandering vaak erg praktisch en operationeel gericht. De vorming van klant contact centra (KCC) binnen gemeenten is daar een mooi voorbeeld van. Veel gemeenten hebben in de afgelopen periode een KCC ingevoerd. De nadruk lag daarbij veelal op het organisatorisch voor elkaar krijgen zoals ruimte, mensen, bereikbaarheid en ICT. Veel minder of geen aandacht ging uit naar de besturingsconsequenties. Het gevolg hiervan is dat deze gemeenten na enkele maanden werken via het KCC ontdekken dat er een hele nieuwe dynamiek ontstaan is tussen front office (KCC) en back office (de diensten). De samenwerking tussen beide is vaak verre van optimaal waardoor de vraag rijst hoe deze nieuwe keten eigenlijk aangestuurd moet worden. Het gevolg is dat het nog maar de vraag is of het KCC daadwerkelijk wat oplevert zolang de aansturing van de nieuwe keten niet geregeld is. En dit kan soms nog wel maanden duren.

Kortom: de huidige tijden vragen om verandering, zoeken naar slimmer werken en ondertussen grip houden op die veranderende situatie. Om bovenstaande situaties te voorkomen zou u eigenlijk eerst moeten kijken naar de consequentie voor aansturing en het coördineren van de nieuwe situatie. Als u dat doorziet kunt u starten met de daadwerkelijke verandering.

Bas Volkers

Vragen of opmerkingen? Wij horen ook graag uw mening. Laat een reactie achter op onze website.